Онлайн-касса — не просто опция, а требование закона. В статье разбираем, кто обязан её использовать, в каких случаях можно работать без неё и как подключить без лишних расходов и сложных интеграций.
Андрей Варламов, CEO LeadPay
Дата публикации: 11.08.2025г
Время прочтения: 7 мин
Онлайн-кассы для онлайн-школ: как и зачем регистрировать?
Зачем нужна онлайн-касса?
ИП и юрлица, принимающие оплату от физических лиц, обязаны использовать кассу по закону 54-ФЗ.
Касса фиксирует каждую операцию, формирует фискальный чек и отправляет его покупателю, что соответствует требованиям Федерального закона № 54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники (статья 1.2). Чек также нужен покупателю: для налогового вычета, подтвердить оплату и убедиться, всё оформлено по закону.
Онлайн-касса при оплате наличными или по карте
При расчёте наличными или картой на месте продавец обязан использовать онлайн‑кассу. Это правило действует для очных мероприятий и консультаций, оплаты через терминал. Отсутствие чека считается нарушением.
Касса фиксирует каждую операцию, формирует фискальный чек и отправляет его покупателю, что соответствует требованиям Федерального закона № 54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники (статья 1.2). Чек также нужен покупателю: для налогового вычета, подтвердить оплату и убедиться, всё оформлено по закону.
Онлайн-касса при оплате наличными или по карте
При расчёте наличными или картой на месте продавец обязан использовать онлайн‑кассу. Это правило действует для очных мероприятий и консультаций, оплаты через терминал. Отсутствие чека считается нарушением.
Интернет‑эквайринг — не заменяет кассу. Система обрабатывает онлайн‑платежи, переводит деньги на счёт продавца. Эквайринг принимает оплату, а онлайн‑касса оформляет и отправляет чек. При оплате картой через терминал на месте обе системы работают вместе.
Ответственность за работу без онлайн‑кассы
Закон № 54‑ФЗ предусматривает штрафы за расчёты без кассы.
Когда онлайн-касса не нужна?
Есть исключения, когда образовательный проект может обходиться без кассового аппарата.
Например, когда оплату за онлайн продукт переводит на расчётный счёт индивидуальный предприниматель или юридическое лицо. В этом случае чек не нужен, а подтверждением оплаты служат платёжное поручение и договор.
Индивидуальному предпринимателю на патентной системе не обязательно использовать онлайн кассу. Достаточно оформить и выдать клиенту бланк строгой отчётности или квитанцию, заполненную вручную.
Также исключением являются самозанятые, которые работают по режиму НПД через «Мой налог». Они создают чек в приложении и отправляют его клиенту любым удобным способом.
Например, когда оплату за онлайн продукт переводит на расчётный счёт индивидуальный предприниматель или юридическое лицо. В этом случае чек не нужен, а подтверждением оплаты служат платёжное поручение и договор.
Индивидуальному предпринимателю на патентной системе не обязательно использовать онлайн кассу. Достаточно оформить и выдать клиенту бланк строгой отчётности или квитанцию, заполненную вручную.
Также исключением являются самозанятые, которые работают по режиму НПД через «Мой налог». Они создают чек в приложении и отправляют его клиенту любым удобным способом.
Какие бывают онлайн‑кассы?
Выбор типа онлайн-кассы зависит от формата работы.
Смарт‑терминал — это устройство «всё в одном» с сенсорным экраном, принтером чеков, фискальным накопителем и встроенным программным обеспечением. Оно подключается к интернету, интегрируется с платёжными сервисами и позволяет:
— принимать оплату банковскими картами, через СБП и наличными;
— формировать и печатать чеки в соответствии с требованиями 54-ФЗ;
— автоматически передавать данные о продаже в ОФД и налоговую.
Смарт‑терминалы выбирают как в офлайн-торговых точках, так и на выездных мероприятиях.
Мобильная касса — компактная автономная онлайн-касса с аккумулятором, небольшим экраном и возможностью печати чеков. Работает от сети или батареи, подключается к интернету и передаёт данные о расчётах в ОФД и налоговую в соответствии с 54-ФЗ.
Её удобно использовать на выездных мероприятиях, офлайн-консультациях и встречах. В онлайн-образовании почти не применяется, так как расчёты проходят в электронном виде и чаще используют виртуальные кассы или интеграции с платёжными системами.
Фискальный регистратор — это принтер чеков с фискальным накопителем, который подключается к кассовой или учётной системе (компьютеру, POS-терминалу, специализированному ПО). Он не принимает оплату, а только фиксирует расчёт, печатает чек и передаёт данные в оператора фискальных данных (ОФД) для последующей отправки в налоговую.
Чаще всего используется в офлайн-бизнесе, где уже есть отдельный банковский терминал для приёма карт, налаженная система учёта товаров или услуг.
Облачная касса работает через интернет и не требует физического кассового аппарата у предпринимателя. Чеки формируются программно, передаются оператору фискальных данных (ОФД) и автоматически отправляются клиенту: по e-mail, в мессенджер или СМС. Данные хранятся на сервере оператора в соответствии с требованиями 54-ФЗ.
Это оптимальное решение для онлайн-продаж, которое интегрируется с платёжными сервисами, избавляя от бумажных чеков и обслуживания кассового оборудования.
Смарт‑терминал — это устройство «всё в одном» с сенсорным экраном, принтером чеков, фискальным накопителем и встроенным программным обеспечением. Оно подключается к интернету, интегрируется с платёжными сервисами и позволяет:
— принимать оплату банковскими картами, через СБП и наличными;
— формировать и печатать чеки в соответствии с требованиями 54-ФЗ;
— автоматически передавать данные о продаже в ОФД и налоговую.
Смарт‑терминалы выбирают как в офлайн-торговых точках, так и на выездных мероприятиях.
Мобильная касса — компактная автономная онлайн-касса с аккумулятором, небольшим экраном и возможностью печати чеков. Работает от сети или батареи, подключается к интернету и передаёт данные о расчётах в ОФД и налоговую в соответствии с 54-ФЗ.
Её удобно использовать на выездных мероприятиях, офлайн-консультациях и встречах. В онлайн-образовании почти не применяется, так как расчёты проходят в электронном виде и чаще используют виртуальные кассы или интеграции с платёжными системами.
Фискальный регистратор — это принтер чеков с фискальным накопителем, который подключается к кассовой или учётной системе (компьютеру, POS-терминалу, специализированному ПО). Он не принимает оплату, а только фиксирует расчёт, печатает чек и передаёт данные в оператора фискальных данных (ОФД) для последующей отправки в налоговую.
Чаще всего используется в офлайн-бизнесе, где уже есть отдельный банковский терминал для приёма карт, налаженная система учёта товаров или услуг.
Облачная касса работает через интернет и не требует физического кассового аппарата у предпринимателя. Чеки формируются программно, передаются оператору фискальных данных (ОФД) и автоматически отправляются клиенту: по e-mail, в мессенджер или СМС. Данные хранятся на сервере оператора в соответствии с требованиями 54-ФЗ.
Это оптимальное решение для онлайн-продаж, которое интегрируется с платёжными сервисами, избавляя от бумажных чеков и обслуживания кассового оборудования.
Стоимость подключения облачной кассы
Покупка, настройка, обслуживание онлайн-кассы требует времени и регулярных расходов.
Нужно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) и арендовать специальное оборудование.
Нужно заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) и арендовать специальное оборудование.
Альтернатива — интеграция с платёжным сервисом.
В LeadPay онлайн‑касса встроена в систему и предоставляется бесплатно. Чеки формируются и отправляются покупателям автоматически для всех способов оплаты, включая рассрочки.
В LeadPay онлайн‑касса встроена в систему и предоставляется бесплатно. Чеки формируются и отправляются покупателям автоматически для всех способов оплаты, включая рассрочки.
Как подключить онлайн‑кассу?
С LeadPay подключение кассы происходит полностью онлайн за несколько шагов. Сначала нужно зарегистрироваться в сервисе: указать телефон, заполнить данные о себе и, если вы ИП или юрлицо, загрузить реквизиты. Затем в личном кабинете создаётся карточка продукта или платёжная страница, где вы выбираете способы оплаты — банковские карты, СБП, рассрочки.
Встроенная онлайн‑касса активируется автоматически: сервис формирует чеки, отправляет их покупателям и передаёт данные в налоговую. Вам не нужно подключать отдельное оборудование, заключать договоры с ОФД или покупать фискальный накопитель. Остаётся встроить платёжную кнопку на сайт или отправлять ссылку клиентам — вы принимаете оплату законно и удобно.
Инструкция: Как зарегистрироваться и начать принимать оплату
С LeadPay подключение кассы происходит полностью онлайн за несколько шагов. Сначала нужно зарегистрироваться в сервисе: указать телефон, заполнить данные о себе и, если вы ИП или юрлицо, загрузить реквизиты. Затем в личном кабинете создаётся карточка продукта или платёжная страница, где вы выбираете способы оплаты — банковские карты, СБП, рассрочки.
Встроенная онлайн‑касса активируется автоматически: сервис формирует чеки, отправляет их покупателям и передаёт данные в налоговую. Вам не нужно подключать отдельное оборудование, заключать договоры с ОФД или покупать фискальный накопитель. Остаётся встроить платёжную кнопку на сайт или отправлять ссылку клиентам — вы принимаете оплату законно и удобно.
Инструкция: Как зарегистрироваться и начать принимать оплату