Пошаговая инструкция: как самозанятому сформировать чек для покупателя

Чек показывает, что именно и на какую сумму покупатель приобрел у самозанятого. Для отчёта в налоговую создан специальный сервис «Мой налог», куда вносятся все данные и автоматически передаются в ФНС для расчёта налога.

Самозанятому не нужна онлайн-касса. Расчёты могут проходить следующим образом: физлица платят наличными или переводом на банковскую карту — в таком случае нужен чек; юрлица платят переводом или по выставленному счёту «безналом» и чек здесь не нужен.

Если не сформировывать и не предоставлять чек в указанный в законе срок (9 число следующего за отчетным месяца), ваш клиент вправе пожаловаться в ФНС, и тогда вам могут грозить реальные штрафы.

Часто работа самозанятого оплачивается онлайн банковской картой или с помощью СБП. Исполнитель или продавец предоставляет реквизиты, куда клиент перечисляет деньги за товар или услугу. В случае банковского перевода все происходит быстро: деньги поступают на счёт в короткие сроки. Но тогда суммы и чеки необходимо формировать вручную.

Сегодня есть способ осуществлять процедуру целиком в «одно окно». Это электронные платежные системы или онлайн-сервисы. За свою работу они берут небольшую комиссию, но взамен предлагают полный цикл отчётности за вас:

• клиенту,
• в интегрированную CRM,
• в налоговую.

Сервисы удобны для клиентов, т.к. предлагают широкий спектр форм оплаты ‒ от банковской карты до рассрочки платежа от ведущих банков. Услуга абсолютна легальна и защищает пользователей от мошенничества, а клиенты чувствуют себя безопаснее.

Кто работает локально и продает товары или оказывает услуги на месте, можно принимать оплату наличкой. Это удобно, но есть одно «но». Всегда сохраняется шанс, что в потоке клиентов самозанятый забудет внести тот или иной платёж в систему или будет не слишком добросовестен. Такое нарушение трудно отследить, но ситуации бывают разные. Лучше не игнорировать закон и сразу «создавать продажу» в приложении. Это займет всего одну минуту, но сэкономит время, нервы, деньги.

В приложении «Мой налог» нажимаем на «Новую продажу». В открывшемся окне заполняем все поля и отправляем чек покупателю/потребителю услуг. Все просто, но есть нюансы.

ВАЖНО! Прежде чем сформировать чек и отправить его контрагенту, следует его правильно заполнить. Для этого законом не предусмотрено особых формулировок, лучше придерживаться того, что написано у вас в договоре. Проще ‒‒ описать, что сделано.

Например:

• копирайтер в строке «наименование товара/услуги» может указать: «создание прототипа лендинга»;
• продюсер проекта: «сопровождение проекта Х»;
• маркетолог: «создание маркетинговой стратегии на хх год»;

Если вы работаете по предоплате, то добавьте это слово в описание: предоплата за «создание прототипа лендинга».

В строке «сумма» указывается полная сумма, которая пришла на счёт от контрагента. Никакие налоги, комиссии вычитать не нужно. Вписывайте ровно столько, на сколько пополнился ваш счёт. На сумму, которую вы оговорили с клиентом заранее.

Далее необходимо указать данные клиента, для которого «выбивается» чек. Если это физлицо, просто нажмите на соответствующую кнопку. Если компания ‒ нажмите «юридическое лицо» и заполните реквизиты: ИНН и название компании. В дальнейшем система сохранит данные и будет автоматически подтягивать их, когда вы только начнёте вбивать первые цифры ИНН или название.

Кнопка «Выдать чек» выводит на экран ваш чек. Нажмите «Отправить» и выберите удобный формат: изображение чека или ссылку на него. Приложение позволяет передавать документ

• в мессенджеры;
• на электронную почту;
• скриншотом экрана с QR-кодом;
• в бумажном виде, если есть принтер.

Об удобной форме тоже стоит уточнить у заказчика. Всегда лучше сформировать документ день в день. Так вы будете уверены, что ничего не забыли и отчитались за все операции в нужные инстанции. А сделать сверку по датам в банковском приложении будет намного удобнее: дата зачисления будет совпадать с датой чека.

Если такая необходимость возникла ‒‒ клиент отказался от ваших услуг или вы ошибочно оформили чек ‒‒ его можно аннулировать, указав причину отмены. Такая операция доступна в приложении «Мой налог» и делается в 3 клика:

• выберите чек, который нужно аннулировать;
• нажмите кнопку «аннулировать»;
• кликните на «возврат средств» или «ошибочное оформление».

Обычно ФНС начисляет самозанятым налоги 10-14 числа следующего месяца. Проще будет аннулировать чек до этого времени. Тогда данные в налоговую попадут до момента начисления и никаких дополнительных действий не понадобится. Если уведомление уже получено, придется потратить чуть больше времени и связаться с ФНС, чтобы передать данные об отмене. Сумма сохранится на счету и в следующем месяце платеж будет скорректирован.

Те, кто отчитывается в налоговую через другие сервисы, например, через банковское приложение, могут отозвать чек там же, выбрав соответствующую операцию для аннуляции чека.

ВАЖНО: Если чек сформирован ошибочно ‒ не та дата, неточность в реквизитах, неверно указано наименование услуги и прочее. ‒ после аннуляции необходимо сформировать новый верный чек!

Самозанятый обязан выставлять чек ВСЕМ. Есть всего одно исключение: деньги поступили от ИП на ИП по безналичному расчёту. Разница только в его оформлении в приложении банка или «Моём налоге». Какая форма организации у клиента ‒ не имеет значения и не влияет на процесс формирования чека.

• У физического лица нужно заполнить наименование и стоимость услуги.
• У юридического ‒ наименование и стоимость услуги, реквизиты и название компании.
• У ИП ‒ наименование, стоимость, имя, ИНН, ОГРНИП.

Поля выйдут в чеке автоматически. Налог начисляется согласно общему алгоритму. Главное ‒ правильно заполнить все поля и проверить перед отправкой или ‒ если так случится ‒ аннуляцией чека.

Для начала выбрать юрлицо с пометкой «Иностранная организация». Валюту, в которой был произведен расчет, следует перевести в российские рубли по курсу ЦБ на день оплаты.

Внимание: конвертацию проводят на дату оплаты, а не на дату формирования чека!

Платёж поступил от юрлица, значит, вы в праве выписать чек до 9-го числа следующего месяца (это допустимо по закону). Остальная процедура оформления чека та же, что описана в разделе «Как самозанятому выдать чек: пошаговая инструкция».

Сама система налогообложения НПД была создана с целью вывести «ремесленников», подрабатывающих на дому, на налоговый учёт в самом простом и комфортном режиме. Для этого было разработано удобное приложение и предложены низкие ставки: 4% для физлиц и 6% для юрлиц. Оформление счетов и чеков ‒ максимально упрощено и проводится в пару кликов. Нет причин нарушать закон и не отчитываться за свой доход, «чтобы спать спокойно».

Действующее законодательство оговаривает случаи, когда самозанятый не заносит сделки в «Мой налог». Невыдача чека клиенту карается штрафом в 20% от суммы сделки плюс невыплаченный налог. Даже если злого умысла не было и самозанятый просто забыл провести чек, это не является смягчающим обстоятельством. Не исключено, что такие случаи попадают «на карандаш» системе и она более пристально следит за ними в будущем.

ВАЖНО: Повторное нарушение отчетности в течение 6 месяцев грозит 100% штрафом от суммы сделки.

Выше было сказано, что отсутствие чека может повлечь за собой жалобу от контрагента-юрлица в адрес самозанятого. Он может оставить ее в специальной форме, доступной на сайте ФНС. Вернитесь в раздел «Зачем самозанятому чек?» и еще раз внимательно изучите информацию. Не стоит затягивать с формированием отчетного документа, это удобно для всех сторон процесса и занимает минимум времени.

Если в приложение в моменте случился сбой, стоит вернуться к процедуре чуть позже, не откладывать в долгий ящик или до конца месяца, чтобы избежать санкций.

Чек — важный инструмент для самозанятых, он обеспечивает прозрачность и законность финансовой деятельности, помогает подтвердить факт оказания услуг или продажи товаров, а также служит гарантией для клиентов. Формирование чека — это не только соблюдение законодательства, но и способ укрепления доверия со стороны контрагентов.

Внедрите онлайн-сервис и принимайте платежи, выдавайте рассрочку клиентам и отчитывайтесь в налоговую в 2 клика. Занимайтесь любимым делом, рутину оставьте LeadPay.
Чтобы получить бесплатную консультацию от специалиста службы заботы, переходите в чат-бот.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал для получения оперативных новостей, советов по защите интеллектуальной собственности и другим вопросам из мира онлайн-образования.