Как правильно оформить кураторов, администраторов и подрядчиков. В статье собраны практические ответы: когда есть риск переквалификации, какие ошибки приводят к штрафам и что нужно учесть в договорах, чтобы защитить бизнес.
Яна Требенкова, юрист LeadPay
Дата публикации: 04.09.2025г
Время прочтения: 12 мин
Законная работа с сотрудниками и подрядчиками в онлайн-образовании
Почему важно оформлять договорные отношения?
В 2025 году важно юридически грамотного оформлять отношения между самозанятым, индивидуальными предпринимателями и подрядчиками, чтобы избежать переквалификации гражданско-правовых договоров в трудовые отношения, налоговых доначислений и штрафов.
Правовое оформление отношений с командой — базовое условие для устойчивого роста онлайн-бизнеса.
Форматы найма сотрудников в 2025 году
Правила зависят от того, какой статус у проекта — ООО, ИП или самозанятый. Закон по-разному регулирует возможность нанимать людей в штат и заключать договоры ГПХ.
ООО, как и ИП УСН (или другой системе) может нанимать неограниченное число сотрудников. Допускается любой формат: трудовые договоры, ГПХ, договоры с самозанятыми, с ИП и другими юрлицами. Ограничений по числу работников нет.
ИП на патентной системе (ПСН). Есть ограничение: не более 15 сотрудников в штате. Число касается именно трудовых договоров. При этом ИП на патенте может параллельно заключать договоры ГПХ и работать с самозанятыми без ограничений по количеству.
ИП и физлица на НПД (самозанятые). Главное ограничение: самозанятый не вправе нанимать штатных сотрудников по закону №422-ФЗ. То есть он не может заключать трудовые договоры. Но при этом он вправе заключать гражданско-правовые договоры (оказание услуг, подряд) с другими физлицами, ИП или компаниями. Это значит, что формально нанять администратора «в штат» самозанятый не может, но может заказать у него услуги как подрядчика.
Правовое оформление отношений с командой — базовое условие для устойчивого роста онлайн-бизнеса.
Форматы найма сотрудников в 2025 году
Правила зависят от того, какой статус у проекта — ООО, ИП или самозанятый. Закон по-разному регулирует возможность нанимать людей в штат и заключать договоры ГПХ.
ООО, как и ИП УСН (или другой системе) может нанимать неограниченное число сотрудников. Допускается любой формат: трудовые договоры, ГПХ, договоры с самозанятыми, с ИП и другими юрлицами. Ограничений по числу работников нет.
ИП на патентной системе (ПСН). Есть ограничение: не более 15 сотрудников в штате. Число касается именно трудовых договоров. При этом ИП на патенте может параллельно заключать договоры ГПХ и работать с самозанятыми без ограничений по количеству.
ИП и физлица на НПД (самозанятые). Главное ограничение: самозанятый не вправе нанимать штатных сотрудников по закону №422-ФЗ. То есть он не может заключать трудовые договоры. Но при этом он вправе заключать гражданско-правовые договоры (оказание услуг, подряд) с другими физлицами, ИП или компаниями. Это значит, что формально нанять администратора «в штат» самозанятый не может, но может заказать у него услуги как подрядчика.
Варианты сотрудничества с командой
Гражданско-правовой договор
ГПХ или договор оказания услуг используется, если специалист выполняет конкретную задачу: смонтировать видео, сверстать лендинг, написать тексты. Такой договор не регулируется Трудовым кодексом. Исполнитель не получает отпуск и больничные, а заказчик оплачивает только результат работы. Если договор ГПХ заключается с обычным физлицом, то заказчик обязан удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы. Поэтому такой формат обходится дороже.
При работе по ГПХ важно учитывать два нюанса.
Первый — риск переквалификации. Если исполнитель фактически выполняет постоянные функции: работает по графику, получает оплату ежемесячно, подчиняется внутренним правилам, то инспекция может признать такой договор трудовым. В этом случае заказчику доначислят налоги и страховые взносы, как при обычном трудовом договоре.
Второй — необходимость оформлять акты выполненных работ. Они подтверждают, что услуга действительно оказана, а договор носит разовый характер. В акте указывают, что именно сделал специалист, в какие сроки и за какую сумму. Эти документы нужно хранить вместе с договором, чтобы при проверке было доказательство: это ГПХ, а не скрытая зарплата.
Договор с самозанятыми
По сути, это тот же договор ГПХ, но у исполнителя есть статус самозанятого (режим НПД). Здесь обязанности заказчика проще: он не удерживает НДФЛ и не платит страховые взносы. Самозанятый сам вносит налог 4% или 6% через приложение «Мой налог», а чек автоматически подтверждает сделку.
Для онлайн-школ этот вариант удобнее всего: налоговая нагрузка минимальна, а правовой статус исполнителя подтверждён официально.
Договор с ИП или ООО
Договор с индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом используется, когда онлайн-школа привлекает подрядчика на долгий срок для комплексных задач: маркетинг, запуск курсов, реклама, продюсирование. В отличие от самозанятых, у которых упрощённый режим и минимальная отчётность, ИП и ООО имеют статус полноценного субъекта бизнеса.
Такой формат также удобен для долгосрочного партнёрства. Подрядчик может официально нанимать сотрудников и субподрядчиков, а вся ответственность перед заказчиком концентрируется в одном договоре. Это снижает операционные риски для онлайн-школы.
Минус в том, что услуги ИП (особенно агентств) стоят дороже, чем работа с самозанятыми. Но за счёт системности и большей защищённости такой формат выбирают, когда речь идёт о стратегических проектах, а не разовых задачах.
Штатные сотрудники
Оформление по трудовому договору целесообразно тогда, когда проекту требуется постоянное присутствие человека: администраторов, специалистов поддержки, бухгалтеров. Такой формат обеспечивает максимальную стабильность и позволяет компании рассчитывать на долгосрочную вовлечённость сотрудника. Работник официально закреплён за организацией, выполняет обязанности регулярно и отвечает за результат в рамках своей должности.
При этом у работодателя появляются обязательства, которых нет в других форматах. Нужно начислять и выплачивать страховые взносы, предоставлять оплачиваемые отпуска, больничные, вести кадровый и бухгалтерский учёт. Это увеличивает нагрузку на администрирование, а также требует более строгого контроля. Поэтому найм в штат оправдан, когда речь идёт о ключевых функциях, которые невозможно перекладывать на фрилансеров или самозанятых.
ГПХ или договор оказания услуг используется, если специалист выполняет конкретную задачу: смонтировать видео, сверстать лендинг, написать тексты. Такой договор не регулируется Трудовым кодексом. Исполнитель не получает отпуск и больничные, а заказчик оплачивает только результат работы. Если договор ГПХ заключается с обычным физлицом, то заказчик обязан удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы. Поэтому такой формат обходится дороже.
При работе по ГПХ важно учитывать два нюанса.
Первый — риск переквалификации. Если исполнитель фактически выполняет постоянные функции: работает по графику, получает оплату ежемесячно, подчиняется внутренним правилам, то инспекция может признать такой договор трудовым. В этом случае заказчику доначислят налоги и страховые взносы, как при обычном трудовом договоре.
Второй — необходимость оформлять акты выполненных работ. Они подтверждают, что услуга действительно оказана, а договор носит разовый характер. В акте указывают, что именно сделал специалист, в какие сроки и за какую сумму. Эти документы нужно хранить вместе с договором, чтобы при проверке было доказательство: это ГПХ, а не скрытая зарплата.
Договор с самозанятыми
По сути, это тот же договор ГПХ, но у исполнителя есть статус самозанятого (режим НПД). Здесь обязанности заказчика проще: он не удерживает НДФЛ и не платит страховые взносы. Самозанятый сам вносит налог 4% или 6% через приложение «Мой налог», а чек автоматически подтверждает сделку.
Для онлайн-школ этот вариант удобнее всего: налоговая нагрузка минимальна, а правовой статус исполнителя подтверждён официально.
Договор с ИП или ООО
Договор с индивидуальным предпринимателем или юридическим лицом используется, когда онлайн-школа привлекает подрядчика на долгий срок для комплексных задач: маркетинг, запуск курсов, реклама, продюсирование. В отличие от самозанятых, у которых упрощённый режим и минимальная отчётность, ИП и ООО имеют статус полноценного субъекта бизнеса.
Такой формат также удобен для долгосрочного партнёрства. Подрядчик может официально нанимать сотрудников и субподрядчиков, а вся ответственность перед заказчиком концентрируется в одном договоре. Это снижает операционные риски для онлайн-школы.
Минус в том, что услуги ИП (особенно агентств) стоят дороже, чем работа с самозанятыми. Но за счёт системности и большей защищённости такой формат выбирают, когда речь идёт о стратегических проектах, а не разовых задачах.
Штатные сотрудники
Оформление по трудовому договору целесообразно тогда, когда проекту требуется постоянное присутствие человека: администраторов, специалистов поддержки, бухгалтеров. Такой формат обеспечивает максимальную стабильность и позволяет компании рассчитывать на долгосрочную вовлечённость сотрудника. Работник официально закреплён за организацией, выполняет обязанности регулярно и отвечает за результат в рамках своей должности.
При этом у работодателя появляются обязательства, которых нет в других форматах. Нужно начислять и выплачивать страховые взносы, предоставлять оплачиваемые отпуска, больничные, вести кадровый и бухгалтерский учёт. Это увеличивает нагрузку на администрирование, а также требует более строгого контроля. Поэтому найм в штат оправдан, когда речь идёт о ключевых функциях, которые невозможно перекладывать на фрилансеров или самозанятых.
Риски переквалификации отношений с самозанятыми
Самозанятый может оказывать услуги онлайн-школе на законных основаниях, если сотрудничество имеет признаки аутсорсинга. Если же работа организована так, что специалист фактически выполняет функции штатного сотрудника, налоговая или инспекция по труду могут признать отношения трудовыми.
Такое происходит, если одновременно есть несколько факторов:
Если инспекция признаёт, что самозанятый фактически работал как штатный сотрудник, онлайн-школа (ООО или ИП) сталкивается со следующими последствиями:
Доначисление налогов и взносов. За весь период сотрудничества придётся заплатить:
Пример: если куратору выплачивали 50 000 ₽ в месяц в течение года (600 000 ₽), то доначисления составят примерно 258 000 ₽ (78 000 ₽ НДФЛ и около 180 000 ₽ страховых взносов).
Пени начисляются за каждый день просрочки уплаты налогов. В среднем это ключевая ставка ЦБ × 1/300 за каждый день. Для крупных сумм пеня может превысить десятки тысяч рублей.
Штрафы за неуплату налогов — от 20% до 40% от суммы недоимки.
За неоформление трудового договора (ст. 5.27 КоАП РФ)
• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽
• для юрлиц — от 50 000 до 100 000 ₽
Административные штрафы за неоформление трудового договора (КоАП РФ, ст. 5.27)
• для ООО (юрлиц): от 50 000 до 100 000 ₽
• для ИП (на ОСНО/УСН): от 5 000 до 10 000 ₽
• для должностных лиц (директора, руководителя проекта): от 10 000 до 20 000 ₽
Компенсации сотруднику.
Бывший «самозанятый» может потребовать компенсацию за отпускные, переработки и социальные гарантии. Суд может обязать выплатить средний заработок за весь период работы, если докажет, что человек выполнял функции штатного сотрудника.
Чтобы избежать рисков, в договоре нужно акцентировать внимание на результате услуги, а не на процессе её выполнения. Например: «поддержка чата учеников курса и ответы на вопросы в течение месяца», а не «ежедневное дежурство с 9 до 18». Чем больше свободы в способе выполнения задачи, тем надёжнее правовой статус договора с самозанятым.
Такое происходит, если одновременно есть несколько факторов:
- работа ведётся по фиксированному графику
- специалист обязан выполнять внутренние инструкции
- выплаты происходят в одно и то же время и одинаковыми суммами
- работа длится продолжительный период
- самозанятый оказывает услуги только вашему проекту
Если инспекция признаёт, что самозанятый фактически работал как штатный сотрудник, онлайн-школа (ООО или ИП) сталкивается со следующими последствиями:
Доначисление налогов и взносов. За весь период сотрудничества придётся заплатить:
- НДФЛ 13% или 15% (в зависимости от суммы дохода исполнителя)
- страховые взносы во внебюджетные фонды — около 30% от выплат
Пример: если куратору выплачивали 50 000 ₽ в месяц в течение года (600 000 ₽), то доначисления составят примерно 258 000 ₽ (78 000 ₽ НДФЛ и около 180 000 ₽ страховых взносов).
Пени начисляются за каждый день просрочки уплаты налогов. В среднем это ключевая ставка ЦБ × 1/300 за каждый день. Для крупных сумм пеня может превысить десятки тысяч рублей.
Штрафы за неуплату налогов — от 20% до 40% от суммы недоимки.
За неоформление трудового договора (ст. 5.27 КоАП РФ)
• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 ₽
• для юрлиц — от 50 000 до 100 000 ₽
Административные штрафы за неоформление трудового договора (КоАП РФ, ст. 5.27)
• для ООО (юрлиц): от 50 000 до 100 000 ₽
• для ИП (на ОСНО/УСН): от 5 000 до 10 000 ₽
• для должностных лиц (директора, руководителя проекта): от 10 000 до 20 000 ₽
Компенсации сотруднику.
Бывший «самозанятый» может потребовать компенсацию за отпускные, переработки и социальные гарантии. Суд может обязать выплатить средний заработок за весь период работы, если докажет, что человек выполнял функции штатного сотрудника.
Чтобы избежать рисков, в договоре нужно акцентировать внимание на результате услуги, а не на процессе её выполнения. Например: «поддержка чата учеников курса и ответы на вопросы в течение месяца», а не «ежедневное дежурство с 9 до 18». Чем больше свободы в способе выполнения задачи, тем надёжнее правовой статус договора с самозанятым.
Штрафы суммируются. То есть при проверке могут наказать и организацию (ООО), и директора как должностное лицо одновременно.
Как оформить договорные отношения?
Договор подряда (ГК РФ, гл. 37) применяется, когда нужен материальный результат: подготовленный лендинг, смонтированное видео, дизайн.
Договор оказания услуг (ГК РФ, гл. 39) — когда результат нематериален: кураторская поддержка, маркетинговая кампания, консультации.
Для самозанятых действует закон №422-ФЗ «О налоге на профессиональный доход», где ключевой документ — чек из приложения «Мой налог».
В договоре фиксируют конкретную услугу с измеримым результатом и сроками. Сроки указывают как периоды. Исполнитель сам планирует процесс и не подчиняется графику. Оплата производится по факту. Для самозанятых обязателен чек НПД. Для всех форматов нужны акты, ТЗ, отчёты.
Ответственность устанавливают в гражданско-правовом порядке. Дисциплинарные меры и терминология из трудового права не применяются. Конфиденциальность и права на результаты работ прописывают отдельно. Самозанятый исполнитель не может привлекать субподрядчиков, так как по закону обязан выполнять работу лично.
Ключевые требования к тексту договора
• Предмет и результат: конкретные формулировки без обязанностей штатной роли
• Сроки: даты или периоды без ежедневного графика
• Права и обязанности: свобода методов, отсутствие подчинения
• Оплата и документы: акты по результату, чек НПД для самозанятых
• Ответственность: неустойки за сроки и качество, без «штрафов как для сотрудника»
• Конфиденциальность и ИС: порядок передачи прав и защита данных
• Споры: гражданско-правовой порядок и форс-мажор
Как нельзя оформлять такие отношения
Эти условия создают признаки трудового договора: ежедневный график, обязательное офисное присутствие, дисциплинарные взыскания и увольнения, оформление фиксированной «зарплаты» без актов и чеков.
Варианты документирования зависят от задач.
Договор плюс ТЗ. Договор описывает общие условия, а ТЗ детализирует объем, сроки и критерии качества. В ТЗ избегают графика и подчинения.
Договор плюс спецификация. Спецификация перечисляет этапы и объем. Это удобно для приёмки по частям. Заявка. Её используют для повторяющихся заказов внутри базового договора. Счет как основание к оплате. Его связывают с договором, но не заменяют его.
Комбинированный подход: договор, ТЗ и спецификация работают вместе. В совокупности документы не должны создавать признаки трудового контроля. Такой конструктор помогает заниматься проектом и сохранять правовой статус каждого исполнителя.
Правовой каркас договора должен фиксировать результат, а не процесс. Тогда статус контрагента сохраняется. Налогообложение остаётся прозрачным. Качество приёмки контролируется актами и ТЗ, а не табелем рабочего времени. Так онлайн-школа снижает риски и защищает доход, а специалист продолжает оказывать услугу без признаков трудовых отношений.
Договор оказания услуг (ГК РФ, гл. 39) — когда результат нематериален: кураторская поддержка, маркетинговая кампания, консультации.
Для самозанятых действует закон №422-ФЗ «О налоге на профессиональный доход», где ключевой документ — чек из приложения «Мой налог».
В договоре фиксируют конкретную услугу с измеримым результатом и сроками. Сроки указывают как периоды. Исполнитель сам планирует процесс и не подчиняется графику. Оплата производится по факту. Для самозанятых обязателен чек НПД. Для всех форматов нужны акты, ТЗ, отчёты.
Ответственность устанавливают в гражданско-правовом порядке. Дисциплинарные меры и терминология из трудового права не применяются. Конфиденциальность и права на результаты работ прописывают отдельно. Самозанятый исполнитель не может привлекать субподрядчиков, так как по закону обязан выполнять работу лично.
Ключевые требования к тексту договора
• Предмет и результат: конкретные формулировки без обязанностей штатной роли
• Сроки: даты или периоды без ежедневного графика
• Права и обязанности: свобода методов, отсутствие подчинения
• Оплата и документы: акты по результату, чек НПД для самозанятых
• Ответственность: неустойки за сроки и качество, без «штрафов как для сотрудника»
• Конфиденциальность и ИС: порядок передачи прав и защита данных
• Споры: гражданско-правовой порядок и форс-мажор
Как нельзя оформлять такие отношения
Эти условия создают признаки трудового договора: ежедневный график, обязательное офисное присутствие, дисциплинарные взыскания и увольнения, оформление фиксированной «зарплаты» без актов и чеков.
Варианты документирования зависят от задач.
Договор плюс ТЗ. Договор описывает общие условия, а ТЗ детализирует объем, сроки и критерии качества. В ТЗ избегают графика и подчинения.
Договор плюс спецификация. Спецификация перечисляет этапы и объем. Это удобно для приёмки по частям. Заявка. Её используют для повторяющихся заказов внутри базового договора. Счет как основание к оплате. Его связывают с договором, но не заменяют его.
Комбинированный подход: договор, ТЗ и спецификация работают вместе. В совокупности документы не должны создавать признаки трудового контроля. Такой конструктор помогает заниматься проектом и сохранять правовой статус каждого исполнителя.
Правовой каркас договора должен фиксировать результат, а не процесс. Тогда статус контрагента сохраняется. Налогообложение остаётся прозрачным. Качество приёмки контролируется актами и ТЗ, а не табелем рабочего времени. Так онлайн-школа снижает риски и защищает доход, а специалист продолжает оказывать услугу без признаков трудовых отношений.
FAQ
Да, закон это не запрещает. Но если самозанятый фактически работает по графику и подчиняется внутренним правилам, налоговая может признать отношения трудовыми. Это грозит доначислениями и штрафами.
Нет, ограничений для заказчика нет. Но при большом количестве самозанятых возрастает риск переквалификации отношений и повышается внимание со стороны налоговой.
Закон не обязывает иметь определённое количество сотрудников. Но в крупных проектах администраторы, бухгалтеры или специалисты поддержки удобнее оформляются именно в штат. Это снижает риски, если функции носят постоянный характер.
Нет, это рискованно. Если работа постоянная, инспекция легко переквалифицирует ГПХ в трудовые отношения. Тогда доначислят налоги, взносы и потребуют оформить сотрудников по ТК РФ.
Если нужна разовая задача — заключают ГПХ с физлицом. Если специалист работает регулярно и у него статус самозанятого, удобнее оформить договор с ним: налоги он платит сам через НПД. Если подрядчик оказывает комплекс услуг, заключают договор с ИП или ООО.